Politika dwar il-Protezzjoni tad-Dejta
Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (UE) 2016/679 (GDPR) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta (Kap 586), inklużi r-regolamenti magħmula taħthom, jirregolaw l-ipproċessar ta’ dejta personali kemm jekk miżmuma elettronikament kif ukoll f’forma manwali jekk tifforma parti minn sistema ta’ arkivjar. L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta hija obbligata li tikkonforma bis-sħiħ mad-dispożizzjonijiet applikabbli tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-dejta.
Bażi Legali u Skopijiet tal-Ipproċessar
Il-bażi legali u l-iskopijiet tal-ipproċessar fir-rigward tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar imwettqa mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta huma dawn li ġejjin:
| Operazzjoni ta’ Proċessar | Bażi Legali għall-Ipproċessar | Skopijiet tal-Ipproċessar
(Nota: Fil-każ ta’ interess leġittimu għal sorveljanza bis-CCTV, il-kontrollur għandu jiddikjara li l-iskop huwa għal skopijiet ta’ sikurezza u sigurtà.) |
| Kunsens għall-abbonati ta’ MailChimp miġbur minn dejta personali | L-ipproċessar għandu jkun legali biss jekk is-suġġett tad-dejta jkun ta l-kunsens għall-ipproċessar tad-dejta personali tiegħu jew tagħha għal skop speċifiku wieħed jew aktar, skont l-Artikolu 6.1(a) tal-GDPR; | L-iskop tal-Ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija twettaq l-operazzjonijiet tagħha elenkati hawn taħt fil-kategoriji ta’ dejta personali miżmuma mill-Aġenzija. Dawn jinkludu, iżda mhumiex limitati għal, sensibilizzazzjoni tal-kummerċjalizzazzjoni. |
| Kunsens miġbur għall-parteċipazzjoni fil-workshops, inkluż għall-minorenni, fejn il-kunsens jingħata minn kustodju legali | L-ipproċessar għandu jkun legali biss jekk is-suġġett tad-dejta jkun ta l-kunsens għall-ipproċessar tad-dejta personali tiegħu jew tagħha għal skop speċifiku wieħed jew aktar, skont l-Artikolu 6.1(a) tal-GDPR; | L-iskop tal-Ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija twettaq l-operazzjonijiet tagħha elenkati hawn taħt fil-kategoriji ta’ dejta personali miżmuma mill-Aġenzija. Dawn jinkludu, iżda mhumiex limitati għal, sensibilizzazzjoni tal-kummerċjalizzazzjoni u sensibilizzazzjoni tal-midja soċjali. |
| L-evalwazzjoni ta’ proposti ta’ proġetti u/jew sottomissjonijiet minn sejħiet, u/jew sejħiet għal sħubija għall-Valletta Design Cluster li jkun fihom dejta personali | L-ipproċessar kollu jkun legali għall-evalwazzjoni tal-proposti u/jew is-sottomissjonijiet, għall-komunikazzjoni mal-proponenti u għat-teħid ta’ deċiżjonijiet interni dwar proposti jew kandidati ta’ suċċess, skont l-Artikolu 6.1(b) u l-Artikolu 6.1(f) tal-GDPR; | L-iskop tal-Ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija tirċievi u tevalwa proposti ta’ proġetti u parteċipazzjoni ta’ artisti, sħubija fil-Valletta Design Cluster. |
| L-evalwazzjoni ta’ kandidati prospettivi għall-impjieg fejn jibagħtu CVs u ittra ta’ akkumpanjament | L-ipproċessar kollu jkun legali biex jiġu evalwati s-sottomissjonijiet għal sejħiet għar-reklutaġġ, għall-komunikazzjoni mal-kandidati prospettivi u għat-teħid ta’ deċiżjonijiet interni dwar kandidati magħżula, skont l-Artikolu 6.1(b) u l-Artikolu 6.1(f) tal-GDPR; | L-iskop tal-Ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija twettaq l-operazzjonijiet tagħha f’termini ta’ reklutaġġ u informazzjoni dwar l-impjiegi. |
| Reġistrazzjoni ta’ filmati tas-CCTV tal-bini tal-VCA u l-VDC għas-sigurtà tal-persunal tal-aġenzija, kif ukoll ta’ dawk li jżuru l-bini | L-ipproċessar kollu għandu jkun legali għal raġunijiet ta’ sigurtà skont l-Artikolu 6.1(f) tal-GDPR taħt l-Interess Leġittimu. L-interess leġittimu huwa li tiġi żgurata s-sikurezza u s-sigurtà tal-individwi, tiġi evitata u identifikata l-kriminalità, u tiġi protetta l-proprjetà tagħna; | L-iskop tal-Ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija twettaq l-operazzjonijiet tagħha għal raġunijiet ta’ sikurezza u sigurtà. |
| Ipproċessar ta’ dejta personali marbuta ma’ dejta finanzjarja u dejta personali marbuta mas-sistema ta’ ħlas permezz ta’ karti ta’ kreditu għal pagamenti fil-Valletta Design Cluster | L-ipproċessar kollu għandu jkun legali għal neċessità kuntrattwali, obbligu legali u Interessi Leġittimi skont l-Artikolu 6.1(b), l-Artikolu 6.1(c) u l-Artikolu 6.1(f) tal-GDPR; | L-iskop tal-ipproċessar tad-dejta huwa li l-Aġenzija twettaq l-operazzjonijiet tagħha, speċifikament għal raġunijiet ta’ żamma ta’ rekords finanzjarji, kontra l-frodi, jew għall-konformità mat-taxxa. |
| Dokumentazzjoni tal-akkwist inklużi evalwazzjonijiet tal-offerti u dejta personali relatata mal-kumitati ta’ evalwazzjoni | L-ipproċessar għandu jitwettaq skont ir-Regolamenti tal-Akkwist Pubbliku (2016) S.L. 601.06, Artikolu 241(5) | L-iskop tal-ipproċessar tad-dejta jiżgura dokumentazzjoni suffiċjenti biex tiġġustifika d-deċiżjonijiet meħuda fl-istadji kollha tal-proċedura tal-akkwist, bħal dokumentazzjoni relatata man-nomina tal-Kumitati ta’ Evalwazzjoni, u kwalunkwe komunikazzjoni mal-operaturi ekonomiċi u deliberazzjonijiet interni, it-tħejjija tad-dokumenti tal-akkwist, id-djalogu jew in-negozjati jekk ikun hemm, l-għażla u l-għoti tal-kuntratt. |
Il-kategoriji ta’ dejta personali u l-kategoriji speċjali ta’ dejta personali li se jiġu pproċessati huma kif ġej:
| Kategoriji ta’ Dejta Personali | Kategoriji Speċjali ta’ Dejta Personali | Sors/i |
| Informazzjoni personali tal-abbonati tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta (Isem, Kunjom, Indirizz elettroniku) | Mhux applikabbli | Is-suġġetti tad-dejta jirreġistraw minn jeddhom ma’ lista tal-posta ta’ MailChimp permezz tas-sit elettroniku tal-VCA vca.gov.mt |
| Informazzjoni personali tal-parteċipanti tal-proġett (Isem, Kunjom, Indirizz elettroniku) | Mhux applikabbli | L-informazzjoni personali tal-parteċipanti tal-proġett (Isem, Kunjom, Indirizz elettroniku eċċ.) tinġabar jew permezz ta’ komunikazzjoni diretta mal-artisti / diretturi artistiċi jew inkella permezz ta’ sejħa għal parteċipanti bħal fil-każ ta’ workshops (iżda mhux limitat għal) li tiġi ppubblikata fuq il-websajt tal-Aġenzija u l-mezzi tal-midja soċjali. |
| Dokumentazzjoni tal-HR inklużi kuntratti tal-impjegati u CVs | Mhux applikabbli | Applikanti minn sejħa miftuħa |
| CVs u Ittri ta’ Introduzzjoni ta’ kandidati li ma rnexxewx fir-reklutaġġ | Mhux applikabbli | Is-suġġetti tad-dejta jissottomettu d-dejta tagħhom (bħal isem, kunjom, numru tal-karta tal-identità, indirizz fiżiku, indirizz elettroniku u numru tat-telefon) minn jeddhom permezz ta’ email jew posta għal skopijiet ta’ reklutaġġ. |
| Informazzjoni finanzjarja: Dikjarazzjoni Finanzjarja Annwali | Mhux applikabbli | Dikjarazzjonijiet finanzjarji awditjati annwali |
| Informazzjoni finanzjarja: Storja tat-Tranżazzjonijiet tal-Ħlas | Mhux applikabbli | Storja tat-tranżazzjonijiet tal-ħlas għal ħlasijiet magħmula fil-Valletta Design Cluster |
| Ritratti u Vidjows Diġitali ta’ Avvenimenti Pubbliċi | Mhux applikabbli | Fornituri ta’ servizzi ta’ fotografija u vidjografija ingaġġati mill-VCA |
| Proposti ta’ proġetti li ma rnexxewx inklużi Isem, Kunjom, Numri tal-Karta tal-Identità, Indirizz tal-Email u/jew Numru tat-Telefon | Mhux applikabbli | Proposti ta’ proġetti li ma jirnexxux dejjem jiġu kkomunikati bil-miktub permezz ta’ email lill-individwu li oriġinarjament issottometta l-proposta permezz ta’ sejħa miftuħa. |
| Informazzjoni personali tal-applikanti u l-membri tal-Valletta Design Cluster inkluż l-Isem, in-Numru tat-Telefon, in-Numru tal-ID, l-Indirizz Primarju, in-Numru tal-VAT. | Mhux applikabbli | Is-suġġetti tad-dejta jirreġistraw minn jeddhom permezz tal-pjattaforma online tagħna mħaddma minn Wild Apricot għas-sħubija jew permezz ta’ formoli online mħaddma minn Microsoft Forms għal residenzi u sejħiet miftuħa. |
| Filmati tas-CCTV tal-Post | Mhux applikabbli | Miġbura minn kameras tas-CCTV installati fl-uffiċċji tal-VCA u fil-bini tal-VDC |
| Dokumentazzjoni tal-akkwist inklużi evalwazzjonijiet tal-offerti u dejta personali lill-kumitati ta’ evalwazzjoni. | Mhux applikabbli | Miġbura qabel u matul il-proċessi ta’ evalwazzjoni tal-offerti. |
Riċevituri ta’ Dejta Personali
Id-Dejta Personali se tiġi żvelata lill-impjegati u lill-fornituri tas-servizzi li huma assenjati biex iwettqu l-funzjonijiet tal-Aġenzija u jaċċessaw l-informazzjoni li qed tiġi pproċessata. Id-dejta personali se tiġi żvelata lill-persunal tal-Aġenzija Kulturali tal-Belt Valletta sabiex l-attivitajiet, l-avvenimenti u l-inizjattivi organizzati mill-entità jkunu jistgħu jiġu promossi u implimentati. L-iżvelar jista’ jsir ukoll lil partijiet terzi iżda biss kif awtorizzat mil-liġi.
Id-drittijiet tiegħek
Id-drittijiet tiegħek bħala suġġett tad-dejta b’konnessjoni mal-ipproċessar tad-dejta personali tiegħek huma:
Id-dritt li tirċievi kopja tad-dejta personali tiegħek li tkun qed tiġi pproċessata, inkluża informazzjoni relatata mal-attivitajiet tal-ipproċessar.
Id-dritt li titlobna nirranġaw id-dejta personali li taħseb li mhix preċiża. Għandek ukoll id-dritt li titlobna nżidu d-dejta personali li taħseb li mhix kompluta.
Id-dritt li titlob it-tħassir tad-dejta personali tiegħek f’ċerti ċirkostanzi.
Id-dritt li titlob ir-restrizzjoni tad-dejta personali tiegħek f’ċerti ċirkostanzi.
Id-dritt għall-portabbiltà tad-dejta personali tiegħek b’rabta mal-informazzjoni li tajtna.
Id-dritt li toġġezzjona għall-ipproċessar tad-dejta personali tiegħek jekk inkunu nistgħu nipproċessaw l-informazzjoni tiegħek għaliex il-proċess jifforma parti mill-kompiti pubbliċi tagħna jew huwa fl-interessi leġittimi tagħna.
Id-dritt li ma tkunx soġġett għal deċiżjoni bbażata biss fuq ipproċessar awtomatizzat inkluż il-profiling.
Id-dritt li tirtira l-kunsens tiegħek fi kwalunkwe ħin, fejn applikabbli.
Talbiet biex teżerċita d-drittijiet tiegħek huma bla ħlas u preferibbilment għandhom isiru bil-miktub u jintbagħtu lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta. Id-dettalji ta’ identifikazzjoni tiegħek bħan-numru tal-karta tal-identità, l-isem u l-kunjom għandhom jiġu sottomessi mat-talba bil-għan li tiġi vverifikata l-identità tiegħek. F’każ li l-kontrollur ikollu dubji raġonevoli dwar l-identità tiegħek, tista’ tintalab tipprovdi informazzjoni addizzjonali meħtieġa biex tikkonfermaha.
L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta għandha l-għan li tikkonforma malajr kemm jista’ jkun mat-talba u hija obbligata li twieġeb mingħajr dewmien żejjed u mhux aktar tard minn xahar (1) minn meta tirċievi t-talba.
Id-dritt eżerċitat mis-suġġett tad-dejta jista’ jkun limitat jew ristrett, fejn meħtieġ, skont il-liġi applikabbli.
Politika ta’ Żamma
L-iskeda li ġejja tiddeskrivi r-rekwiżiti ta’ żamma għad-diversi kategoriji ta’ dokumentazzjoni fi ħdan l-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta
| Kategorija tad-Dokument | Perjodu ta’ Żamma | Ġustifikazzjoni |
| Informazzjoni personali tal-abbonati tal-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta (Isem, Kunjom, Indirizz elettroniku) | Għat-tul tal-abbonament | Sakemm il-kunsens jiġi revokat mis-suġġett tad-dejta. Il-kunsens jista’ jiġi revokat billi tikkuntattja lid-DPO hawn taħt. |
| Informazzjoni personali tal-parteċipanti tal-proġett (Isem, Kunjom, Indirizz elettroniku u Numru tal-mowbajl) | Għat-tul tal-proġett sal-preżentazzjoni tar-riżultat finali | Dan jippermetti li l-parteċipanti jiġu kkonsultati dwar il-kontribut tagħhom għall-preżentazzjoni tar-riżultat finali. |
| Dokumentazzjoni tal-HR inklużi CVs u informazzjoni dwar l-impjegati. | Għaxar snin mit-terminazzjoni tal-impjieg | Dan huwa konformi mal-proċeduri Korporattivi tal-HR tal-Gvern. |
| Kandidati ta’ reklutaġġ li ma rnexxewx inklużi CVs u ittri ta’ akkumpanjament | Sentejn mit-tmiem tal-Proċedura ta’ Reklutaġġ | Dan huwa konformi mal-proċeduri Korporattivi tal-HR tal-Gvern. |
| Informazzjoni finanzjarja: Dikjarazzjoni Finanzjarja Annwali | Għaxar snin mit-tmiem tas-Sena Finanzjarja | Dan huwa konformi mal-Att dwar il-Kumpaniji tal-Gvern. |
| Informazzjoni finanzjarja: Storja tat-Tranżazzjonijiet tal-Ħlas | Ħames snin mit-Tranżazzjoni Magħmula | Dan huwa konformi mal-PMLA (l-Att dwar il-Prevenzjoni tal-Ħasil tal-Flus) – Malta, id-Direttiva tal-UE Kontra l-Ħasil tal-Flus (AMLD), id-Direttiva 2 dwar is-Servizzi ta’ Ħlas (PSD2) – id-Direttiva tal-UE 2015/2366, l-Att dwar il-Ġestjoni tat-Taxxa fuq id-Dħul u l-Att dwar il-VAT – Malta, u r-Regoli tal-Iskemi tal-Kards. |
| Ritratti u Vidjows Diġitali ta’ Avvenimenti Pubbliċi | Għat-tul kollu tal-operazzjonijiet tal-Aġenzija. Dan japplika għal suġġetti tad-dejta mhux identifikabbli. Għal suġġetti identifikabbli, għandu japplika perjodu ta’ żamma ta’ sena. | Il-VCA se tapplika salvagwardji fil-qbid ta’ immaġnijiet waqt avveniment bħal dan biex tirrispetta d-dritt għall-privatezza tas-suġġetti tad-dejta. Talbiet għal tħassir xorta se japplikaw fil-każ li dawn l-immaġnijiet ikun fihom dejta personali. |
| Proposti ta’ proġetti li ma rnexxewx | Sitt xhur mill-għażla tal-proġetti | Dan il-perjodu jippermetti s-sottomissjoni ta’ lmenti fir-rigward ta’ dan il-proċess. |
| Filmati tas-CCTV tal-Post | Mhux aktar minn 7 ijiem. | Dan huwa għal skopijiet ta’ sikurezza u sigurtà kif deskritt fil-Politika tas-CCTV. |
| Dokumentazzjoni tal-akkwist inklużi evalwazzjonijiet tal-offerti u dejta personali relatata mal-kumitati ta’ evalwazzjoni. | Id-dokumentazzjoni għandha tinżamm għat-tul kollu tal-kuntratt, flimkien ma’ perjodu ta’ mill-inqas tliet snin wara t-tlestija tiegħu. | Il-perjodu huwa neċessarju biex tiġi żgurata l-konformità mal-proċeduri tal-akkwist. |
Id-dejta li teħtieġ li titħassar wara l-perjodi ta’ żmien stabbiliti se tinqered b’mod sigur biex jiġi żgurat li tali informazzjoni ma tibqax tiġi pproċessata fi ħdan l-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta.
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta
L-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta jista’ jiġi kkuntattjat fuq:
Valletta Cultural Agency, Exchange Buildings, Triq ir-Repubblika, Valletta, VLT 1117
Telefon: 2124208
Email: [email protected]
Il-Kontrollur tad-Dejta
Il-Kontrollur tad-Dejta tal-Aġenzija Kulturali tal-Valletta jista’ jiġi kkuntattjat fuq:
Valletta Cultural Agency, Exchange Buildings, Triq ir-Repubblika, Valletta, VLT 1117
Telefon: 2124208
Email: [email protected]
Il-Kummissarju tal-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data
Għandek id-dritt li tressaq ilment mal-awtorità superviżorja, li tista’ tiġi kkuntattjata fid-dettalji ta’ kuntatt li ġejjin:
Il-Kummissarju tal-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data
Airways House,
Triq il-Kbira
Tas-Sliema SLM 1549
Telefon: +356 2328 7100
Email: [email protected]
Sit elettroniku: www.idpc.org.mt
