Sejħa għal Servizzi ta’ Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju

Sejħa għal Servizzi ta’ Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju

Is-servizzi ta’ Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju huma meħtieġa fl-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta (VCA), u jibdew mill-2024 b’medja ta’ 40 siegħa ta’ servizz fil-ġimgħa.

Il-kandidat li jintgħażel ser jidħol f’Kuntratt għal Servizz għal perjodu ta’ 36 (sitta u tletin) xahar. Is-servizz ser jitħallas €12 (eskluża l-VAT) fis-siegħa għal valur totali tal-kuntratt li ma jaqbiżx it-€82,368.00 (eskluża l-VAT) matul it-tul tal-Kuntratt. Kwalunkwe taxxa jew ħlasijiet oħra għandhom jitħallsu mill-kandidat li jintgħażel.

1. L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta

Il-VCA hija entità tal-Gvern li ssostni u ssaħħaħ il-ħajja kulturali vibranti tal-Belt Kapitali permezz tal-ħolqien ta’ programm annwali ta’ avvenimenti kreattivi żviluppati b’kollaborazzjoni ma’ artisti u Organizzazzjonijiet Kulturali Pubbliċi oħra. Legat tal-Fondazzjoni Valletta 2018, il-VCA ssostni wkoll standards ta’ eċċellenza fil-koordinazzjoni u l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti kulturali fil-Belt, filwaqt li tinkoraġġixxi aċċess u parteċipazzjoni minn udjenza diversa.

2. Servizzi Meħtieġa

Huwa meħtieġ Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju biex jamministra l-loġistika tal-uffiċċju fl-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta.

Il-Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju ser ikun meħtieġ li jikkomunika mal-persunal tal-Aġenzija biex jimmaniġġja r-rekwiżiti loġistiċi tal-uffiċċju tal-VCA b’suċċess, fil-ħin, skont il-baġit u skont ir-regoli u r-regolamenti tal-Aġenzija u tal-Gvern.

Il-Koordinatur tal-Loġistika tal-Uffiċċju se jkun meħtieġ li jaħdem bejn it-07:45 u s-14:00 (mingħajr pawża) matul il-perjodu tas-sajf, u mit-07.45 sas-17:45 (inkluż pawża ta’ 45 minuta) matul il-perjodu tax-xitwa (pawżi applikabbli). Jistgħu jiżdiedu sigħat addizzjonali skont l-esiġenzi tax-xogħol. Il-ħlas se jsir skont is-sigħat maħduma.

3. Kompiti Ewlenin
   

   • Il-provvista ta’ servizzi ta’ loġistika ġenerali relatati mal-operazzjonijiet tal-uffiċċju tal-VCA (inkluż il-ġestjoni tal-viżitaturi, is-sikurezza u s-sigurtà);
   • Il-provvista ta’ servizzi ġenerali ta’ messaġġier u xufier. Dan jirriżulta fil-ħtieġa ta’ liċenzja tas-sewqan B1, B u BE.
   • Koordinazzjoni mal-fornituri tas-servizz tal-VCA, kif ukoll ma’ organizzazzjonijiet oħra tal-Gvern u PCOs;
   • Li jieħu ħsieb ir-rekwiżiti tal-ksib ta’ kuljum filwaqt li josserva r-Regolamenti dwar il-Ksib Pubbliku;
   • Risposti għall-emails fi żmien 24 siegħa u filing;
   • Koordinazzjoni mal-persunal tal-VCA biex jiżgura li l-kunsinni u l-ġbir tal-materjali jsiru fil-ħin u b’mod effiċjenti. Dan ser jinvolvi wkoll iż-żamma f’kundizzjoni tajba tal-maħżen tal-VCA li jista’ jinkludi props, tagħmir, merchandise, kartolerija u assi oħra. Dan ser jinvolvi ż-żamma ta’ database tal-imħażen tal-Aġenzija li għandha tiġi aġġornata regolarment biex tinkludi d-dħul u l-ħruġ tal-istokk mill-imħażen. Responsabbiltajiet oħra jinkludu r-responsabbiltà tal-imħażen, il-kontroll tal-provvisti, il-verifika tal-korrettezza tal-fatturi, il-koordinazzjoni tal-kunsinni u l-applikazzjoni għal kwalunkwe permess biex il-fornituri jkunu jistgħu jwasslu l-oġġetti fi triq dejqa u traffikuża; inkluż kull permess ta’ parkeġġ mal-Kunsill Lokali għal tagħbija/ħatt speċifiku ta’ oġġetti;
   • Iż-żarmar u l-armar ta’ għamara għall-uffiċċju u/jew oġġetti oħra simili inkluż iċ-ċaqliq ta’ dawn l-oġġetti lejn/mill-imħażen;
   • Il-provvista ta’ servizzi bażiċi ta’ “handyman” bħall-investigazzjoni ta’ ħsarat f’apparat jew tagħmir, is-sejba ta’ soluzzjonijiet għal problemi bħal dawn, kuntatt mal-fornituri għat-tibdil jew it-tiswija ta’ tali oġġetti, u r-rappurtar tal-kwistjonijiet kollha li jaqgħu lil hinn mill-kontroll tiegħu/tagħha lill-Kap tal-Operazzjonijiet fil-ħin;
   • Iż-żamma ta’ relazzjoni ta’ ħidma tajba mal-fornituri tas-servizz u l-impjegati kollha involuti fil-VCA;
   • Il-Koordinatur ser ikun l-uffiċjal nominat għall-ewwel għajnuna, il-gwardjan ta’ kontra n-nirien tal-uffiċċju u l-uffiċjal tas-saħħa u s-sigurtà fuq il-post tax-xogħol. Dan għandu jinvolvi li jkun profiċjenti fl-Ewwel Għajnuna, fl-Għarfien Bażiku tan-Nirien, fid-Dmirijiet ta’ Gwardjan ta’ Kontra n-Nirien u fis-Saħħa u s-Sigurtà fuq il-Post tax-Xogħol kif ukoll l-iżgurar ta’ ambjent tax-xogħol u tas-saħħa adegwat skont ir-rekwiżiti tal-OHSA u verifika regolari tat-tagħmir ta’ kontra n-nirien u l-kaxxi tal-ewwel għajnuna;
   • Il-provvista ta’ dmirijiet tal-uffiċċju permezz ta’ MS Word, MS Excel u MS Outlook kif jista’ jkun meħtieġ;
   • Koordinazzjoni ma’ fornitur regolari ta’ servizz ta’ kontroll tal-pesti u r-rappurtar ta’ kwalunkwe dehriet ta’ pesti lill-fornitur tas-servizz ta’ kontroll tal-pesti;
   • Koordinazzjoni mal-purtinari dwar kwalunkwe rekwiżiti ta’ tindif u assistenza fiż-żamma ġenerali tal-uffiċċju;
   • Li jkun preżenti fl-uffiċju u jikkordina mal-fornituri ta’ servizz li jkunu qed iwettqu xi xogħlijiet/servizzi fil-bini tal-VCA;
   • It-twettiq ta’ kwalunkwe dmir ieħor li jista’ jiġi assenjat mill-Uffiċjal Kap Eżekuttiv tal-VCA jew ir-rappreżentant tiegħu/tagħha.

Il-kandidat magħżul se jaħdem prinċipalment mill-uffiċċju tal-VCA taħt is-superviżjoni tal-Kap tal-Operazzjonijiet.

4. Kwalifiki u Esperjenza Meħtieġa

   a. L-applikanti interessati jridu jkunu fil-pussess taċ-ċertifikati u l-liċenzji li ġejjin:

• Liċenzja tas-sewqan valida B1, B u BE maħruġa mill-awtoritajiet lokali;
• Liċenzja tas-sigurtà valida maħruġa mill-awtoritajiet lokali;
• Għandhom jiġu pprovduti ċertifikati validi fl-Għarfien Bażiku tan-Nirien u ta’ Gwardjan ta’ Kontra n-Nirien;
• Għandu jiġi pprovdut ċertifikat validu fis-Saħħa u s-Sigurtà Bażika;
• Għandu jiġi pprovdut ċertifikat validu fl-Ewwel Għajnuna.

  b. L-applikanti interessati jridu jkunu kapaċi jikkomunikaw bl-Ingliż u, preferibbilment, bil-Malti wkoll.

c. Se jitqies bħala vantaġġ għall-applikanti eliġibbli li jkunu fil-pussess ta’ dan li ġej:

• Ħiliet ta’ komunikazzjoni eċċellenti;
• Ħiliet eċċellenti ta’ networking;
• Il-kapaċità li jiżviluppaw kunċetti artistiċi;
• Ħiliet profiċjenti fil-kompjuter (MS Office u Outlook);
• Attenzjoni qawwija għad-dettall;

d. Se jitqies bħala vantaġġ ukoll li l-applikanti jkunu fil-pussess ta’ dan li ġej:

• Fehim tajjeb tas-Settur Kreattiv u Kulturali;
• Fehim tajjeb tal-partijiet interessati tal-VCA;
• Fehim tajjeb tat-trattament ta’ VIPs u delegazzjonijiet oħra ta’ profil għoli;
• Ħiliet eċċellenti ta’ koordinazzjoni;
• Kondotta tal-pulizija nadifa;
• Abbiltà li jaħdmu taħt pressjoni;
• Fehim tajjeb tar-Regolamenti dwar il-Ksib Pubbliku;
• Fehim tajjeb tal-Leġislazzjoni Sussidjarja 424.18 Regolamenti dwar il-Provvediment Ġenerali tas-Saħħa u s-Sigurtà fuq il-Postijiet tax-Xogħol; speċifikament id-dmirijiet ta’ min iħaddem kif elenkati fir-regolament nru. 4 u 5 tal-Leġislazzjoni Sussidjarja 424.18;
• Fehim tajjeb tal-Leġiżlazzjoni Sussidjarja 424.15 – Post tax-Xogħol (Rekwiżiti Minimi ta’ Saħħa u Sigurtà); speċifikament id-dmirijiet ta’ min iħaddem vis-à-vis l-ewwel għajnuna, id-detezzjoni ta’ nirien, it-tifi tan-nar, l-evakwazzjoni tal-ħaddiema, periklu serju u imminenti kif speċifikat fir-Regolament Nru. 9 tal-Leġislazzjoni Sussidjarja 424.15;
• Fehim tajjeb tal-Leġislazzjoni Sussidjarja 424.13 – Regolamenti tal-Post tax-Xogħol (L-Ewwel Għajnuna); speċifikament, it-tagħmir u l-faċilitajiet li għandhom jiġu pprovduti lil min iħaddem kif speċifikat fir-Regolament Nru 4 tal-Leġislazzjoni Sussidjarja 424.13;
• Fehim tajjeb tal-għarfien bażiku tan-nirien u d-dmirijiet ta’ gwardjan ta’ kontra n-nirien;
• Fehim tajjeb tas-saħħa u s-sigurtà; u
• Fehim tajjeb tal-ewwel għajnuna.

e. L-applikanti eliġibbli għandhom jikkonformaw mar-rekwiżiti li ġejjin:

• Ikollhom mezz tat-trasport tagħhom;
• Ikollhom mowbajl għal komunikazzjoni bla limitu mal-persunal tal-VCA u/jew kuntratturi matul il-ħinijiet tal-uffiċċju;
• Jilbsu ‘smart’ u jkollhom żraben u tagħmir jew ilbies protettiv personali kif jista’ jkun meħtieġ u kif meħtieġ fir-regolamenti lokali tas-saħħa u s-sigurtà.

5. Applikazzjonijiet

L-applikanti interessati huma mitluba jibagħtu ittra ta’ motivazzjoni u CV indirizzata lill-Uffiċjal Kap Eżekuttiv. Dawn id-dokumenti, flimkien ma’ kopji taċ-ċertifikati, għandhom jintbagħtu b’email fuq: hr.vca@vca.gov.mt sa mhux aktar tard minn nofsinhar tad-29 ta’ April 202. Applikazzjonijiet li jaslu tard ma jiġux ikkunsidrati.

L-applikanti magħżula se jintalbu jattendu għal intervista, li tista’ ssir fuq l-internet.

L-għażla finali ser issir fuq mertu tekniku. Se tkun ibbażata fuq analiżi tad-dokumentazzjoni sottomessa skont ir-rekwiżiti ta’ din is-sejħa, u fuq ir-riżultat tal-intervista.