Sejħa għal Servizzi ta’ Assistent Koordinatur tal-Ipprogrammar

Sejħa għall-applikazzjonijiet ta’ kandidati biex jaqdu dmirijiet bħala Assistent Koordinatur tal-Produzzjoni fl-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta (VCA)

Nomenklaturi li jindikaw il-ġeneru maskili jinkludu wkoll il-ġeneru femminili

Is-servizzi ta’ Assistent Koordinatur tal-Ipprogrammar huma meħtieġa fil-VCA, b’medja ta’ 40 siegħa ta’ servizz fil-ġimgħa.

Il-kandidat li jintgħażel ser jidħol f’Kuntratt għal Servizz għal perjodu ta’ 36 (sitta u tletin) xahar. Is-servizz ser jitħallas bi €15 (eskluża l-VAT) fis-siegħa, b’medja ta’ 40 siegħa fil-ġimgħa ta’ servizz meħtieġ. Il-valur totali tal-kuntratt ma jaqbiżx il-€102,960 (eskluża l-VAT) fuq tliet snin. Kwalunkwe taxxi jew ħlasijiet oħra għandhom jitħallsu mill-kandidat magħżul.

L-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta

Il-VCA hija entità tal-Gvern li ssostni u ssaħħaħ il-ħajja kulturali vibranti tal-Belt Kapitali permezz tal-ħolqien ta’ programm annwali ta’ avvenimenti kreattivi żviluppati b’kollaborazzjoni ma’ artisti u Organizzazzjonijiet Kulturali Pubbliċi oħra. Legat tal-Fondazzjoni Valletta 2018, il-VCA issostni wkoll standards ta’ eċċellenza fil-koordinazzjoni u l-organizzazzjoni ta’ avvenimenti kulturali fil-belt, filwaqt li tinkoraġġixxi aċċess u parteċipazzjoni minn udjenza diversa.

Servizzi Meħtieġa

L-Assistent Koordinatur tal-Ipprogrammar se jifforma parti mid-Dipartiment tal-Ipprogrammar tal-VCA u se jkun qed jaħdem taħt is-superviżjoni tal-Kap tal-Ipprogrammar u l-Produzzjoni u l-Uffiċjal Kap Eżekuttiv. Id-dmirijiet ewlenin tal-Assistent Koordinatur tal-Ipprogrammar huma:

• Għajnuna lid-Dipartiment tal-Ippprogrammar u l-Produzzjoni fil-funzjonijiet tiegħu;
• Għajnuna fi kwistjonijiet ta’ amministrazzjoni ġenerali inkluż iżda mhux limitat għall-ġestjoni ta’ skedi, abbozzar preliminari ta’ kuntratti u tbassir ta’ baġits;
• Il-ġestjoni u l-aġġornament tad-dokumentazzjoni elettronika u tal-karta kollha meħtieġa direttament relatata mad-Dipartiment tal-Ipprogrammar u l-Produzzjoni;
• Il-ġestjoni tat-talbiet għall-komunikazzjoni mad-Dipartiment tal-Ipprogrammar u l-Produzzjoni u t-trasferiment tal-komunikazzjoni kif meħtieġ inkluż l-iskrinjar ta’ telefonati, mistoqsijiet u talbiet;
• Il-ġbir u s-segwitu ta’ informazzjoni relatata mal-assigurazzjoni, il-ftehimiet, il-kontabilità u l-proċeduri;
• Il-kollegament ma’ diversi partijiet interessati u diversi organizzazzjonijiet esterni kif meħtieġ;
• Li jattendi kumitati u laqgħat kif meħtieġ mill-irwol;
• It-teħid tal-minuti tal-laqgħat li attendew u li saru u kwalunkwe rappurtar wara;
• Li jikteb rapporti, noti tal-laqgħat u jipprepara preżentazzjonijiet kif meħtieġ;
• Li jagħmel arranġamenti għall-ivvjaġġar u l-akkomodazzjoni għad-Dipartiment tal-Ipprogrammar u l-Produzzjoni kif meħtieġ;
• Li jidentifika, jiżviluppa u jiffinalizza l-implimentazzjoni ta’ proġetti/avvenimenti jew fergħat ta’ proġetti bħala parti mill-programm tal-Aġenzija;
• Li jissorvelja l-proċess ġenerali tal-akkwist tal-proġetti assenjati u jwettaq l-akkwist skont ir-Regolamenti tal-Akkwist Pubbliku kif u meta jkun meħtieġ;
• Li jikkoordina mal-persunal, is-superjuri u l-partijiet interessati dwar il-kwistjonijiet kollha relatati mal-proġetti/avvenimenti jew linji ta’ proġetti taħt ir-responsabbiltà;
• Li jgħin fit-tħejjija u l-koordinazzjoni tal-proċessi amministrattivi kollha (inklużi l-kuntratti u l-produzzjoni meħtieġa) għall-avveniment/proġetti assenjati li jiffurmaw parti mill-programm tal-Aġenzija, bil-ħsieb li jinkiseb l-ogħla impatt u tiġi żgurata s-sostenibbiltà;
• Li jissorvelja u jimmaniġġja l-pjan ta’ żmien u l-baġits ta’ proġetti/avvenimenti jew fergħat ta’ proġetti;
• Li jżomm sistema ta’ rappurtar dettaljata li tirrigrada l-progress tal-proġetti u l-pjanijiet ta’ produzzjoni u l-prestazzjonijiet;
• Li jwettaq kwalunkwe dmir ieħor kif jista’ jiġi assenjat mill-Kap Eżekuttiv tal-VCA jew ir-rappreżentant tiegħu/tagħha.

L-Assistent Koordinatur tal-Ipprogrammar se jkun meħtieġ jaħdem kif ġej:

– Mit-08:00 sas-13:45 fl-uffiċċju prinċipali tal-Aġenzija, mit-Tnejn sal-Ġimgħa esklużi Festi Pubbliċi/Nazzjonali, matul il-perjodu tas-sajf bl-allowance ta’ siegħa flessibbli. Il-perjodu tas-sajf ma jinkludi l-ebda waqfa iżda jekk tkun mitluba waqfa ta’ minimu ta’ 15-il minuta mill-Fornitur tas-Servizz, dawn għandhom jitnaqqsu mis-sigħat ta’ servizz mogħtija mill-Fornitur tas-Servizz.

– Mit-08:00 sal-17:30 fl-uffiċċju prinċipali tal-Aġenzija, mit-Tnejn sal-Ġimgħa esklużi Festi Pubbliċi/Nazzjonali, matul il-perjodu tax-xitwa bl-allowance ta’ siegħa flessibbli. Il-perjodu tax-xitwa jinkludi waqfa ta’ kuljum ta’ 45 minuta li tista’ titnaqqas mis-sigħat ta’ servizz mogħtija mill-Fornitur tas-Servizz.

– Jistgħu jintalbu sigħat addizzjonali ta’ servizz mill-Aġenzija Kulturali għall-Belt Valletta skont l-esiġenzi tax-xogħol.

Il-ħlas ser jiġi effettwat skont is-sigħat ta’ servizz mogħtija (esklużi kwalunkwe waqfiet ta’ assenza temporanja) wara s-sottomissjoni ta’ timesheet ta’ kull xahar li tiddeskrivi s-sigħat ta’ servizz ta’ kuljum mogħtija u fattura fiskali dettaljata.

Kwalifiki u Esperjenza Meħtieġa

L-applikanti interessati jridu jkunu fil-pussess tal-kwalifiki u/jew ċertifikati li ġejjin:

– Kwalifika ta’ Master fil-Livell MQF 7 (soġġetta għal minimu ta’ 60 kreditu ECTS/ECVET, jew ekwivalenti, fir-rigward ta’ programmi li jibdew minn Ottubru 2008) f’suġġett relatat mal-Management / ix-Xjenzi Soċjali / l-Umanitajiet, flimkien ma’ sena (1) esperjenza ta’ xogħol rilevanti.

jew

– Kwalifika ta’ Baċellerat f’Livell MQF 6 (soġġetta għal minimu ta’ 180 kreditu ECTS/ECVET, jew ekwivalenti, fir-rigward ta’ programmi li jibdew minn Ottubru 2003) f’suġġett relatat mal-Management / ix-Xjenzi Soċjali / l-Istudji Umanistiċi, flimkien ma’ tliet (3) snin esperjenza ta’ xogħol rilevanti.

Applikazzjonijiet

L-applikanti interessati huma mitluba jibagħtu ittra ta’ motivazzjoni indirizzata lill- Uffiċjal Kap Eżekuttiv, flimkien ma’ CV u kopji taċ-ċertifikati. Dawn id-dokumenti, għandhom jintbagħtu bl-email fuq: hr.vca@vca.gov.mt sa mhux aktar tard minn nofsinhar (Ħin tal-Ewropa Ċentrali) tal-1 ta’ Marzu 2024. Applikazzjonijiet li jaslu tard ma jiġux ikkunsidrati.

L-applikanti eliġibbli se jintalbu jattendu għal intervista, immexxija mill-Bord tal-Għażla biex jevalwa l-idoneità tagħhom biex iwettqu d-dmirijiet imsemmija hawn fuq. L-intervista tista’ ssir fuq l-internet.

L-għażla finali ser issir fuq mertu tekniku. Se tkun ibbażata fuq analiżi tad-dokumentazzjoni sottomessa skont ir-rekwiżiti ta’ din is-sejħa, u fuq ir-riżultat tal-intervista.